中山市工程勘察設計行業(yè)協(xié)會印章和文件管理制度
第一條 為確保本會各項工作規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì), 依據(jù)《廣東省行業(yè)協(xié)會條例》和《中山市工程勘察設計行業(yè)協(xié)會章程》制定本制度。
第二條 秘書長是本會印章、文件管理的負責人，秘書處是印章、文件管理的責任部門，依照本管理制度履行職責。
第三條 秘書處行文使用兩個文號，即“中勘設協(xié)Х”和“中勘設秘Х”。“中勘設協(xié)Х”適用于以協(xié)會名義發(fā)出的文件，包括上行文、對會員單位等的正式文件，該文號需加蓋協(xié)會印章。“中勘設秘Х”是以秘書處的名義發(fā)出的文件，主要是具體業(yè)務工作文件和秘書處的內(nèi)部事務管理文件等，該文號需加蓋秘書處印章。
第四條 各類行文實行“誰起草誰校對的原則”。秘書處對文件負責審核，報會長或秘書長批示簽發(fā)，并負責文件的文號編發(fā)、承印等工作。
第五條 以“中勘設協(xié)”發(fā)出的各類文件需經(jīng)本會會長簽發(fā)，以“中勘設秘”發(fā)出的各類文件需經(jīng)本會秘書長簽發(fā)。
第六條 行文執(zhí)行登記制度，由秘書處專人負責。
第七條 各級單位的來文來函或網(wǎng)上下載的各類文件，由秘書處負責接收和歸檔。
第八條 每年協(xié)會或秘書處行文或收文應在當年底組合成冊，標識后歸檔保存。
第九條 協(xié)會的印章和業(yè)務專用章實行集中管理、按權限審批、留檔和使用登記的管理制度。
第十條 秘書處負責印章的刻制、保管和使用記錄，并設專人負責此項工作。
第十一條 協(xié)會財務專用章由本會主管會計負責保管，按有關財務管理的規(guī)定使用印章。
第十二條 印章保管人員應當確保在受控的情況下使用印章，并不得帶離本會辦公場所。
第十三條 本會授權委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由專人保管，經(jīng)會長批準后開具，并留底備查。
第十四條 本制度經(jīng)二屆三次理事會審議通過后生效，由理事會解釋。